Avant d’entreprendre l’organisation d’un événement, qu’il soit de petite ou de grande envergure, celui-ci nécessite toujours une bonne réflexion. Pour ma part, voici les points que je trouve essentiels à déterminer au tout début du processus.

Définir l’objectif

Qu’il s’agisse d’une entreprise privée ou bien d’un organisme gouvernemental, la première étape consiste à rencontrer le client pour déterminer les bases du projet. C’est à ce moment que sera défini l’objectif à atteindre. Est-ce que votre client veut faire connaître son entreprise, veut-il diffuser de l’information à une clientèle spécifique ou bien est-ce le moment de remercier ses clients ? Tout au long de processus, il faut bien garder en tête l’objectif que le client aura fixé.

Outil numéro 1 : Le plan préliminaire

Le plan préliminaire permettra d’établir les bases de votre événement. Avant d’élaborer l’échéancier, la liste des tâches ainsi que le scénario, il vous faudra définir les points suivants :

• Le budget

Déterminer l’enveloppe budgétaire dès le départ évitera autant les fausses joies que le travail inutile. Tout doit être réfléchi en fonction de ressources financières disponibles. Il faut absolument éviter les « tant qu’à y être » qui feront exploser les coûts.

• Le choix d’une date

Avant de fixer de façon définitive une date, assurez-vous de vérifier qu’il n’y ait pas d’autres événements majeurs la même journée (congrès, tournoi de golf, etc.). Assurez-vous aussi de la disponibilité des personnes qui doivent absolument être présentes à votre événement. Dans l’affirmative il faudra prévoir une ou deux dates alternatives.

• Le contenu

S’agit-il d’un cocktail dînatoire à l’occasion de l’anniversaire d’une entreprise ou bien de conférences portant sur un sujet spécifique dédié à une clientèle précise ? C’est après avoir déterminé le type d’événement que vous pourrez passer à l’étape du choix du site.

• Le choix du site

Est-ce que le site est disponible à la date choisie? Si oui, répond-il à nos critères : format des salles, service de traiteur, accessibilité autant pour les invités que les fournisseurs de services, etc.

L’outil qu’est le Plan préliminaire vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’événement à organiser. Il vous aide à débuter votre projet sur de bonnes bases.

À venir : L’échéancier et la liste des tâches

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