Quelques trucs pour éviter les pièges en organisation d’événement

Cocktail, conférence, colloque… un petit détail oublié et votre événement peut vite tourner court. Pour éviter les erreurs et vous retrouver le bec dans l’eau, voici quelques trucs pour mettre toutes les chances de votre côté.

1 – Un sujet nouveau

Il faut apprendre quelque chose de nouveau aux gens sinon à quoi bon les faire se déplacer. Le buffet n’en vaut peut-être même pas la peine.

2 – Un intervenant distrayant

Si l’intervenant est assommant, les gens fileront vers la sortie à la pause, et le meilleur moment de votre événement, celui du réseautage, se résumera à une discussion à deux.

3 – Une date bien choisie

Le lundi et le vendredi ainsi que la période des vacances scolaires sont à proscrire. Bien entendu, il existe toujours des exceptions. Il faut également éviter de choisir une date à laquelle d’autres événements sont déjà prévus (une évidence) sinon vous pourriez vous retrouver seul avec votre petit bonheur. Le calendrier disponible sur le portail du gouvernement du Québec renseigne très bien sur les événements de la vie sociale, culturelle et économique.

En hiver, prévoyez un vestiaire. Même si on est en novembre, on n’est jamais à l’abri d’une tempête (si, si, c’est un cas vécu). Si votre salle ne comporte pas d’espace à cet effet, gérer les manteaux s’avérera une source de stress inutile. Lors de l’accueil, remettez un macaron aux personnes présentes pour faciliter leur identification et le réseautage.

4 – Un endroit facile d’accès

La salle que vous louez ou dont vous disposez doit être accessible facilement et sa dimension, appropriée au nombre d’invités que vos attendez. Assurez-vous que l’équipement audiovisuel est en état de marche. Il est toujours déstabilisant pour un intervenant de se retrouver sans support visuel. Quand l’équipement fait défaut, le technicien n’est pas toujours sur place pour régler le problème. Une vérification la veille ou quelques jours avant l’événement s’avère utile.

5 – Une invitation « invitante »

Votre invitation doit se démarquer des autres messages. Par conséquent, sa conception constitue un élément clé. L’envoi s’effectue 3 semaines avant la date de l’événement et la relance 8 jours avant, sachant qu’une personne sur les 10 sollicitées devrait se présenter.

6 – Des bouchées raffinées

Réservez le buffet pour terminer votre événement. C’est le moment idéal pour réseauter et discuter de ce que l’on vient d’apprendre. Mais attention, des sandwichs pas d’croute et de la piquette feront disparaître vos invités comme par magie, ce qui limitera les possibilités de réseautage et ne laissera pas un souvenir mémorable.

7 – Une rétroaction précieuse

La semaine suivant votre événement, envoyez un compte rendu accompagné d’une fiche d’appréciation. Celle-ci servira à évaluer votre événement. Vous pourrez ainsi corriger certains aspects et améliorer vos compétences en matière d’organisation. S’il s’agit d’une conférence de presse, vous aurez remis un communiqué aux journalistes avant qu’ils ne quittent l’événement.

Organiser un événement demande un grand sens de la logistique. Faire appel à des fournisseurs peut se révéler très utile, assurer son succès et réduire votre stress.

FASTE Communication est spécialisée dans l’organisation événementielle que ce soit pour la rédaction d’un communiqué de presse, compte rendu ou discours ; la gestion de l’envoi des invitations ; la réalisation d’une invitation ou d’une présentation visuelle ; la création d’un microsite dédié à l’événement ou tout simplement pour la prise en charge complète de l’organisation d’un événement.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à communiquer avec Sylvie Bleau.

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